La Minute HSE du 18 août a réuni cadres et employés de la Direction générale pour une formation immersive sur la réception des factures dans Sage X3. Une démarche qui responsabilise les services demandeurs, consolide la chaîne de compétences du cycle achat, et illustre l’engagement de la Socapalm pour une excellence opérationnelle durable.
Mardi 18 août 2026. Il est 8h. Cadres et employés de la Direction générale de la Socapalm, se retrouvent pour un rendez-vous désormais inscrit dans les habitudes. Il s’agit de la Minute HSE. Pendant une heure, cette session se transforme en espace de formation autour d’un maillon stratégique du cycle achat-fournisseur : la réception des prestations dans Sage X3. Dans la salle, les interrogations fusent, les cas pratiques se succèdent. Tous les départements sont concernés par cette séance hebdomadaire devenue une véritable coutume. Cette fois, le contrôle de gestion est à la manœuvre. Sa mission consiste à renforcer la maîtrise de la réception des prestations de service dans Sage X3.
Derrière l’écran, c’est toute une chaîne qui se dessine : expression du besoin, demande d’achat, commande, exécution, réception et traitement de la facture. Une donnée imprécise à l’une de ces étapes peut bloquer une facture ou retarder un paiement. La formation accompagne une évolution des responsabilités. La réception des prestations, auparavant assurée par le contrôle de gestion, revient désormais aux services demandeurs. « Ce sont eux, vu qu’ils sont les plus à même d’attester de l’effectivité du service rendu, qui doivent faire ces réceptions », explique le représentant du contrôle de gestion, Abderrahim Adoum.
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Maîtrise analytique au service du suivi budgétaire
La réception devient plus qu’une formalité informatique. Pour des services comme le gardiennage, l’entretien ou le transport, elle consiste à confirmer dans le système que la prestation a été réalisée conformément aux engagements. « Voilà pourquoi cette formation a été organisée », précise le représentant du contrôle de gestion. Après une session consacrée aux demandes d’achat, la Socapalm poursuit la construction d’une chaîne de compétences couvrant tout le processus.
L’enjeu ne se limite pas à savoir utiliser Sage X3. Il s’agit de comprendre le moment d’intervenir, ce qu’il faut vérifier et les conséquences de chaque validation. Au cœur de la formation se trouve le système analytique : une prestation doit être correctement imputée à son centre de coût. « Pour tel type de prestation, je dois utiliser tel centre de coût », résume Abderrahim Adoum. Cette exigence conditionne la qualité de l’information financière, le suivi budgétaire et la traçabilité des dépenses. Une réception effectuée à temps facilite le traitement de la facture. À l’inverse, une donnée mal saisie peut immobiliser toute la chaîne comptable. Dans une organisation qui relie Douala à six sites opérationnels – Mbongo, Eséka, Edéa, Dibombari, Kienké et Mbambou – l’harmonisation des pratiques devient un enjeu de cohérence collective.
Amélioration continue
La séance a aussi révélé que la formation est un lieu d’écoute. « Il reste encore des points d’ombre », reconnaît le moniteur. Les questions ont permis d’identifier des difficultés, notamment dans la transmission des factures. Des manuels de procédures devraient compléter la formation. « Les pistes de solutions ont été dites et on va travailler dessus. » Cette dynamique traduit l’évolution même de la Minute HSE. Mise en place dans le cadre de la politique RSE du Groupe, cette rencontre hebdomadaire, animée à tour de rôle par les départements, est devenue un outil de management et de dialogue interne.
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Le 24 juillet, le département juridique y rappelait la politique de tolérance zéro face au travail des enfants. Le 18 août, le rendez-vous s’est déplacé vers la maîtrise des processus et la fiabilité des données. D’une semaine à l’autre, la Minute HSE élargit son champ : responsabilité sociale, conformité, compétences et performance se rejoignent dans un même espace. En poursuivant cette démarche, la Socapalm confirme sa volonté de faire de la rigueur des processus un levier de performance durable, au service de ses collaborateurs et de ses partenaires.
Cheikh Malcolm EPANDA
